PromoBuddy

Privacybeleid

Versie: 22 oktober 2026

In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens PromoBuddy verwerkt, waarvoor, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

In het kort

  • We gebruiken je gegevens om je bestelling of offerteaanvraag af te handelen, om aan de wet te voldoen en om de site veilig te houden.
  • We delen gegevens alleen met partijen die we daarvoor nodig hebben, zoals de aanbieder die je bestelling maakt.
  • We verkopen geen gegevens. Cookies voor statistieken en marketing gebruiken we alleen met je toestemming.
  • Je kunt je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, voor zover de wet dat toestaat.

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor PromoBuddy is:

  • Het Portaal Media B.V.
  • Veerdijk 40-H, 1531 MS Wormer, Nederland
  • KvK 34128469

Vragen over je gegevens stel je via de contactpagina of telefonisch via +31 (0)75 647 57 47.

Welke gegevens we verwerken

Bij een bestelling

  • naam, e-mailadres en telefoonnummer
  • factuur- en afleveradres
  • bedrijfsnaam en btw-nummer, als je zakelijk bestelt
  • de producten die je bestelt en de ontwerpen die je maakt, zoals je logo of afbeelding

Je betaling verloopt via Stripe. PromoBuddy slaat geen kaartgegevens op.

Bij een offerteaanvraag

  • naam, e-mailadres, bedrijf en telefoonnummer
  • je vraag

Bij een contactbericht

  • naam, e-mailadres, bedrijf en telefoonnummer
  • je bericht

Bij een account

  • naam en e-mailadres
  • je taalkeuze
  • je wachtwoord, alleen versleuteld opgeslagen (als hash)

Technische gegevens

  • IP-adres en browsergegevens in de serverlogs
  • dezelfde gegevens voor de beveiliging, bijvoorbeeld om het aantal inlogpogingen te beperken
  • van elke e-mail die de site verstuurt: het adres van de ontvanger, het onderwerp, het tijdstip en of de verzending lukte, zonder de inhoud van de mail

Waarvoor en op welke grondslag

  • Uitvoeren van de overeenkomst: je bestelling verwerken, laten maken en leveren, je offerteaanvraag beantwoorden en je vragen behandelen. Daarbij houden we je per e-mail op de hoogte: na je betaling met een bevestiging en factuur, bij verzending met track-and-trace.
  • Wettelijke plicht: bestel- en factuurgegevens bewaren we 7 jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat vraagt.
  • Gerechtvaardigd belang: de site beveiligen, misbruik voorkomen en de site goed laten werken.
  • Toestemming: cookies voor statistieken en marketing, alleen als je daarvoor kiest in de cookiemelding. Je kunt je toestemming altijd intrekken.

Voor een bestelling hebben we je naam, e-mailadres en adresgegevens nodig. Zonder die gegevens kunnen we je bestelling niet uitvoeren. Bestel je zakelijk, dan is ook de bedrijfsnaam verplicht. Een btw-nummer is optioneel.

Met wie we gegevens delen

We delen je gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven:

  • De aanbieder die je bestelling maakt en verzendt. Die krijgt je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en ontwerp.
  • De vervoerder van de aanbieder, voor de bezorging.
  • Stripe, voor de betalingen. Kies je voor bankoverschrijving, dan maakt Stripe voor je bestelling een eigen rekeningnummer aan. Aanbieders die via PromoBuddy betaald worden, laten hun gegevens daarvoor controleren door Stripe.
  • Microsoft, voor het verzenden van e-mail via Microsoft 365.
  • Hetzner, voor de hosting van de site in Duitsland en de versleutelde back-ups in Finland.
  • Cloudflare, voor de beveiliging en de snelheid van de site.
  • FastEditor, de online ontwerptool, als verwerker en alleen als je die gebruikt. Tijdens het ontwerpen krijgt FastEditor je ontwerp, met de logo's en afbeeldingen die je uploadt, en een anonieme code per koper zonder persoonsgegevens. Betaal je een bestelling met een eigen ontwerp, dan krijgt FastEditor ook je naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en afleveradres, de betaalmethode en de bestelregels met je ontwerp. FastEditor gebruikt die gegevens om drukbestanden en een drukproef te maken, en ook voor de productie en verzending als FastEditor die verzorgt; de track-and-trace komt dan via FastEditor bij ons terug. FastEditor slaat de gegevens op bij Amazon Web Services in Ierland. De drukbestanden en drukproeven bewaren we daarnaast zelf op onze eigen server.
  • Google en Meta, alleen als je in de cookiemelding toestemming geeft voor statistieken of marketing (zie Cookies).
  • De Europese Commissie, als we een btw-nummer controleren via VIES.

Stripe, Microsoft, Cloudflare, Google en Meta kunnen gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken. Dat gebeurt op basis van passende waarborgen: het EU-VS-gegevensprivacykader en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We verkopen je gegevens niet. Diensten voor statistieken en marketing gebruiken we alleen met je toestemming.

Cookies

PromoBuddy gebruikt noodzakelijke cookies. Cookies voor statistieken en marketing gebruiken we alleen als je daar toestemming voor geeft.

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig om de site te laten werken. Daarom vragen we er geen toestemming voor.

  • schil_sessie: houdt je ingelogd, maximaal acht uur.
  • schil_mandje en schil_mandje_nonce: onthouden je winkelmandje.
  • schil_ontwerpen: onthoudt de ontwerpen uit de ontwerptool in je mandje.
  • taal: onthoudt je taalkeuze, één jaar.
  • pb_toestemming: onthoudt je keuze in de cookiemelding, zes maanden.

Eigen telling van paginaweergaven

We tellen zelf hoe vaak product- en aanbiederpagina's bekeken worden, zodat aanbieders zien hoe hun aanbod het doet. Dat gebeurt zonder cookies en zonder persoonsgegevens: we bewaren alleen een totaal per pagina per dag, geen IP-adres en geen gegevens over je browser. Daarom vragen we hiervoor geen toestemming.

Statistieken en marketing

Gebruiken we diensten voor statistieken of marketing, dan zie je bij je eerste bezoek een cookiemelding. Je kiest daar zelf: alles weigeren, alles accepteren of per categorie. Pas na je toestemming laden we de diensten van die categorie.

  • Statistieken: Google Analytics, eventueel via Google Tag Manager, om te meten hoe de site gebruikt wordt. Google plaatst daarvoor cookies zoals _ga en _ga_…, die maximaal twee jaar blijven staan.
  • Marketing: de Meta-pixel (Facebook en Instagram) en advertentiediensten van Google, om advertenties af te stemmen en te meten wat ze opleveren. Daarbij horen cookies zoals _fbp en _gcl_au, die maximaal drie maanden blijven staan.

Zolang we geen van deze diensten gebruiken, verschijnt er geen cookiemelding en plaatsen we alleen noodzakelijke cookies.

Je keuze wijzig je altijd via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Trek je je toestemming in, dan verwijderen we de cookies van die diensten op onze site.

Hoe lang we gegevens bewaren

  • Bestel- en factuurgegevens: 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.
  • Offerteaanvragen: zo lang als nodig is voor de offerte en de opvolging, daarna hooguit 2 jaar.
  • Contactberichten: zo lang als nodig is om je vraag te behandelen, daarna hooguit 2 jaar.
  • Accounts: tot je je account laat verwijderen.
  • Serverlogs: ongeveer vier weken.
  • Verzendgegevens van e-mails: 90 dagen, om problemen met de bezorging uit te zoeken. De inhoud van de mail bewaren we niet.
  • Logboeken van de koppelingen met Stripe en FastEditor: 90 dagen, om fouten in betalingen en ontwerpen uit te zoeken.
  • Back-ups: versleuteld, hooguit 12 maanden. Gegevens die we verwijderen, verdwijnen daarna ook uit de back-ups.

Beveiliging

  • De site gebruikt een versleutelde verbinding (https).
  • Wachtwoorden slaan we alleen versleuteld op (als hash).
  • Alleen wie de gegevens voor zijn werk nodig heeft, heeft er toegang toe.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • je gegevens in te zien
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren
  • je gegevens te laten verwijderen
  • de verwerking te laten beperken
  • bezwaar te maken tegen de verwerking
  • je gegevens te ontvangen in een vorm die je aan een ander kunt overdragen

Een verzoek doe je via de contactpagina of telefonisch via +31 (0)75 647 57 47. We reageren binnen een maand.

Vraag je om verwijdering, dan verwijderen we je gegevens zodra we ze niet meer nodig hebben. Gegevens die we volgens de wet moeten bewaren, zoals bestel- en factuurgegevens, verwijderen we pas na afloop van de wettelijke bewaartermijn.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder in het land waar je woont.

Wijzigingen

Passen we dit privacybeleid aan, dan zie je dat aan de datum bovenaan deze pagina.